4 de septiembre de 2007

HABLEMOS CLARO

En la publicación "Ragan's Newstand" leí hace poco una breve nota que indicaba la importancia de escribir en forma clara. Ya nos habíamos referido a la necesidad de no cometer errores en la redacción y la ortografía. Una vez que nos aseguramos de que en nuestro texto no haya horrores causantes de papelones, el segundo paso es que el texto llegue al receptor con el mínimo margen posible de malinterpretación.

En una organización, es difícil "evangelizar" -es decir, explicar, convencer y difundir- sobre este tema. La mayoría de la gente supone que para comunicarse por escrito basta con escribir la idea y pasarla en limpio. Pero al escribir, lo primero que debemos tener en cuenta es a quién le vamos a dirigir el texto.

Si redactamos la explicación de una norma, por ejemplo, no es lo mismo hacerlo para un abogado que para una persona "de la calle", que no maneja la jerga jurídica y tampoco está interesada en hacerlo. Cuando un banco le explica a un cliente los requisitos que deberá cumplir para acceder a un préstamo, deberá ser claro y concreto. Una redacción confusa y enrevesada, además de que no logrará comunicar lo deseado -porque será el cliente quien le dará el sentido al mensaje-, correrá peligro de ser interpretada como una falta de voluntad del emisor -el banco- para explicar las cosas claras y generará una sospecha sobre su transparencia.

Varios países -como Francia, Australia, Reino Unido, Italia y México, entre otros- han llevado adelante diferentes iniciativas para promover el lenguaje claro, desde el sector público o privado, y existe una Asociación Internacional de Lenguaje Claro que próximamente hará en Amsterdam su Sexta Conferencia Internacional sobre este tema. El gobierno norteamericano tiene un sitio web dedicado al lenguaje llano, con una definición de esa expresión, consejos para aplicarlo, ejemplos y herramientas prácticas.

En este último sitio se dan algunas sugerencias, que son las siguientes, con traducción libre de este servidor:

- Empiece con una meta claramente definida, y comunique sus expectativas a todo aquél involucrado en el esfuerzo.
- Implemente un programa de capacitación de manera tal que toda la organización esté en la misma tónica.
- Busque pequeños éxitos y apunte a una mejora continua, no al cambio rápido.
- Revise primero aquellos documentos que tienen la mayor circulación y son los más difíciles de entender.
- Publique ejemplos de documentos escritos claramente en un sitio web, como una herramienta de referencia.
- Evalúe su progreso con frecuencia y busque devolución ("feedback"). Ajuste su curso si es necesario.
- Designe referentes entre el personal, que sean accesibles y entendidos en el tema
- Asegúrese de que los líderes máximos de la organización practiquen el lenguaje llano.
- Incentive a esos líderes a que apoyen el proceso.

Seguramente, lo más difícil de una campaña para que todos escriban en forma clara en una organización será convencerlos de la necesidad de ello. El problema es que todos tienden a pensar que comunicar es simplemente hablar, y que por ende todos sabemos comunicar. Es un error.

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